Contrato de encargado del tratamiento

1. Objeto y partes

Este documento regula el tratamiento de datos personales que Innovación y Estrategia Corporativa Enlinea, S.L. (99labs), con CIF B55419584 ("99labs"), realiza en relación con el portal de empresas contratado por el CLIENTE identificado en la cabecera.

Se firma en cumplimiento del artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

2. Los dos roles, y sobre qué datos se ejerce cada uno

99labs actúa como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO respecto de los datos que el CLIENTE incorpora a su portal para gestionar su plantilla: nombre, apellidos, documento de identidad, correo electrónico y las etiquetas internas que el propio CLIENTE decida usar. Estos datos se tratan siguiendo sus instrucciones y para las finalidades de este contrato.

99labs actúa como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO respecto del certificado de formación nominativo que emite a nombre de cada trabajador, de los datos del examen que lo sustenta y de su verificación frente a terceros. Esa condición no deriva de una instrucción del CLIENTE, sino de la obligación propia de la entidad que forma y certifica.

La distinción importa en la práctica: la baja de un trabajador en el portal del CLIENTE deja de tratarlo como parte de su plantilla, pero no borra el certificado que acredita su formación, que sigue siendo suyo y verificable.

3. Finalidad, duración y categorías

Finalidad: dar de alta a los trabajadores del CLIENTE, invitarles a la formación y al examen, emitir sus certificados, gestionar el dinero y la facturación del portal y mantener actualizada la formación anual.

Duración: mientras el CLIENTE mantenga su portal activo. Terminada la relación, se aplica lo previsto en la cláusula de conservación.

Categorías de interesados: personas trabajadoras del CLIENTE incorporadas a su portal, y las personas que el CLIENTE designe como gestores de la cuenta.

Categorías de datos: identificativos y de contacto, y los datos académicos generados por la formación y el examen. No se tratan categorías especiales de datos.

4. Obligaciones de 99labs como encargado

Tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del CLIENTE, incluidas las relativas a transferencias internacionales, salvo obligación legal.

Garantizar que las personas autorizadas a tratar los datos se han comprometido a la confidencialidad.

Aplicar las medidas técnicas y organizativas del artículo 32: cifrado en tránsito, control de acceso por cuenta y rol, registro de actividad, copias de seguridad y separación estricta entre los datos de cada empresa.

Asistir al CLIENTE en la atención de los derechos de los interesados y en sus obligaciones de los artículos 32 a 36.

Comunicar al CLIENTE, sin dilación indebida, cualquier violación de seguridad que afecte a sus datos, con la información necesaria para que pueda notificarla.

Poner a disposición del CLIENTE la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este contrato y permitir auditorías razonables.

5. Obligaciones del CLIENTE

Incorporar al portal únicamente datos de personas de su plantilla o vinculadas a ella, y disponer de base jurídica para hacerlo.

Informar a esas personas de que su formación se gestiona a través de 99labs y de que recibirán su certificado nominativo.

Mantener actualizada su plantilla, dando de baja a quien deje de estar vinculado.

Custodiar las credenciales de acceso y gestionar quién de su organización tiene acceso al portal.

6. Subencargados

El CLIENTE autoriza de forma general el recurso a los subencargados relacionados en el anexo de este documento, con los que 99labs mantiene contratos que imponen obligaciones equivalentes a las de este contrato.

99labs informará de cualquier alta o baja de subencargados con antelación suficiente para que el CLIENTE pueda oponerse.

7. Conservación y devolución

Datos de la lista de trabajadores (rol de encargado): se conservan mientras el portal esté activo. Cerrada la cuenta, se suprimen en un plazo máximo de doce meses, salvo los mínimos necesarios para atender obligaciones legales de facturación.

Datos de facturación: se conservan el plazo exigido por la normativa mercantil y fiscal.

Certificados emitidos (rol de responsable): se conservan mientras el certificado deba poder verificarse, con independencia de que el trabajador siga o no en la empresa. Esto no es una excepción a la supresión: es que esos datos no son del CLIENTE.

8. Personas menores de edad

El portal admite trabajadores desde los 16 años, edad mínima laboral en España.

A partir de los 14 años, el consentimiento para el tratamiento de sus datos lo presta la propia persona (art. 7 LOPDGDD); por debajo de esa edad haría falta el de quien ostente la patria potestad o tutela. En la práctica de este servicio, la base del tratamiento del listado de personas es la relación laboral o formativa, no el consentimiento.

Si el CLIENTE es un centro de formación e incorpora alumnado menor de 16 años, es él quien debe recabar y conservar la autorización que corresponda.

9. Derechos de los interesados

Las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad se atienden por el formulario de soporte de 99labs. Si la solicitud se refiere a datos de la lista de trabajadores, 99labs la trasladará al CLIENTE, que es el responsable.

Si se refiere al certificado emitido, la atiende 99labs directamente como responsable.

10. Responsabilidad

Cada parte responde de los daños causados por el incumplimiento de las obligaciones que este contrato le atribuye, en los términos del artículo 82 del RGPD.

Anexo · Subencargados